Digitalna oglasna ploča zgrade omogućuje predstavniku suvlasnika i upravitelju jednostavno objavljivanje važnih obavijesti, dokumenata i informacija koje su dostupne suvlasnicima na jednom mjestu.
Sve važne obavijesti na jednom mjestu :
◦ važnih obavijesti - obavijest o radovima u zgradi
◦ dokumenata (upraviteljski izvještaji, troškovi, upute, fotografije)
◦ PDF računa i zapisnika
◦ informacije o kvarovima i servisima
◦ obavijesti upravitelja
Obavijesti imaju status otvoren i zatvoren te mogućnost automatskog isteka s odabranim datumom izražen kao "rok".
Uz to sustav ima i prioritet : "Hitno", što govori da postoji nešto hitno što bi se trebalo rješiti. U sustavu također postoji koje je stanje "Problema" a može biti :
- RJEŠENO
- U PROCESU
- NIJE U PROCESU
Stanari primaju obavijesti putem e-mail-a kad se pojavi nova objava ili se objava izmjeni.
Što je digitalna oglasna ploča?
Kada se objavi nova informacija ili izmijeni postojeća objava (prijedlog, problem, obavijest), suvlasnici mogu primiti obavijest putem e-maila a u hitnim situacijima (ovisno o paketu) i SMS-om
Na taj način nova objava ne ostaje neprimijećena samo zato što je netko nije vidio na oglasnoj ploči ili se u tom trenutku nije nalazio u zgradi. Digitalna komunikacija posebno je korisna za suvlasnike koji nisu svakodnevno u svom stanu ili dio vremena borave izvan mjesta stanovanja.
Pregled i filtriranje objava
Kako se broj obavijesti i dokumenata povećava, važno je da se stare informacije mogu jednostavno pronaći.
Zgrada Plus omogućuje pretragu i filtriranje objava prema kategorijama, primjerice:
Obavijesti
Problem
Prijedlog
Digitalna oglasna ploča umjesto papirnatih obavijesti
Klasična oglasna ploča i dalje ima svoju svrhu, ali informacije na papiru imaju nekoliko ograničenja. Obavijest može biti uklonjena, oštećena ili jednostavno ostati neprimijećena.
Kod digitalne oglasne ploče informacije su dostupne na računalu, tabletu ili mobitelu, ovisno o načinu korištenja sustava. Suvlasnici tako mogu pristupiti informacijama o svojoj zgradi i kada nisu fizički u njoj.
Oglasna ploča kao dio sustava za upravljanje zgradom
Oglasna ploča samo je jedan dio sustava Zgrada Plus. Predstavnik suvlasnika na jednom mjestu može imati pregled komunikacije, prijavljenih problema, dokumenata, odluka i drugih aktivnosti vezanih uz upravljanje zgradom.
Time se različite informacije i procesi mogu voditi kroz jedan sustav, umjesto korištenja više nepovezanih kanala.
Jednostavnija komunikacija između predstavnika i suvlasnika
Dobra komunikacija jedan je od važnih dijelova upravljanja stambenom zgradom.
Predstavnik suvlasnika može objaviti informaciju, dodati potrebne dokumente ili fotografije te obavijest učiniti dostupnom suvlasnicima. Suvlasnici zatim imaju jedno mjesto na kojem mogu pratiti aktualne informacije vezane uz svoju zgradu
Uz to sve, naravo oglasna ploča prilikom glasanja ima i komentar u obliku chat-a
Komentari uz svaki prijedlog
Svako glasovanje ima i vlastite komentare, tako da se rasprava vodi direktno uz prijedlog o kojem se odlučuje. Suvlasnici tako mogu postaviti pitanje, dati mišljenje ili dodatno pojasniti svoj stav, bez potrebe da se rasprava vodi kroz zasebne WhatsApp grupe, e-mailove ili druge komunikacijske kanale.
Na taj način uz svaki prijedlog ostaje objedinjeno:
što se predlaže
za što suvlasnici glasaju
komentari i pitanja suvlasnika
fotografije povezane s prijedlogom
dokumenti i ponude
rezultat glasovanja.
To omogućuje da glasovanje i informacije koje su dovele do odluke ostanu povezani na jednom mjestu, što kasnije olakšava pregled i praćenje donesenih odluka.
Primjer
1. Predstavnik suvlasnika želi pokrenuti glasovanje o obnovi ulaza u zgradu.
2. Kreira prijedlog i dodaje fotografije ulaza, ponudu izvođača i troškovnik. Suvlasnici mogu pregledati dokumentaciju, postaviti pitanje ili ostaviti komentar te nakon toga glasati o prijedlogu.
3. Na jednom mjestu tako mogu vidjeti prijedlog, dokumentaciju, raspravu i rezultat glasovanja.